A transformação digital trouxe diversos impactos positivos à sociedade e ao mundo dos negócios. Inúmeros recursos tecnológicos foram desenvolvidos nos últimos anos para facilitar e dinamizar as rotinas corporativas, e o e-CNPJ é um exemplo claro disso.
Os certificados digitais e assinaturas eletrônicas se destacam entre as grandes inovações por conferir validade jurídica às transações realizadas no ambiente virtual. Com eles, o empreendedor não precisa mais estar presente fisicamente para realizar transações.
Com o uso de certificados digitais como o e-CNPJ, as empresas têm facilidade, rapidez, sustentabilidade e suas relações com colaboradores, parceiros e órgãos do Governo são otimizadas.
Quer saber mais sobre estes e outros benefícios do certificado digital e-CNPJ? Então continue essa leitura e saiba tudo sobre esse recurso que pode otimizar sua rotina empresarial. Vamos lá?
O que é o e-CNPJ?
O e-CNPJ é um tipo de certificado digital que funciona como a versão eletrônica do CNPJ. Esse recurso atua como a identidade digital das pessoas jurídicas, garantindo sua autenticidade e conferindo validade jurídica às transações e negócios estabelecidos no ambiente virtual.
Somente Pessoas Jurídicas em plena atividade diante dos órgãos regulamentadores e devidamente inscritas no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) podem adquirir um e-CNPJ.
Da mesma forma que acontece com os outros modelos de certificados digitais, os e-CNPJs são emitidos por Autoridades Certificadoras (ACs). Essas instituições devem ser credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e habilitadas pela AC da Secretaria da Receita Federal (SRF).
As Autoridades Certificadoras são organizações, que podem ser de natureza pública ou privada, responsáveis pela emissão, distribuição, renovação e revogação de certificados digitais. Apenas essas entidades têm autorização para gerenciar esse tipo de documento.
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Quais empresas são obrigadas a ter um e-CNPJ?
Qualquer empresa que possuir um CNPJ ativo pode adquirir um e-CNPJ. Porém, esse tipo de certificado digital é obrigatório para algumas empresas. Por exemplo, empresas que optam pelo regime tributário do Lucro Presumido são obrigadas a emitirem Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) e, para isso, precisam do e-CNPJ.
Em alguns municípios, o e-CNPJ também é obrigatório para empresas optantes pelo regime do Simples Nacional. Para saber se sua empresa é obrigada a possuir o documento, é preciso consultar o regulamento municipal da cidade onde sua empresa está registrada.
Qual é a diferença entre o e-CNPJ e o e-CPF?
e-CNPJ e e-CPF são documentos digitais que servem para comprovar a identidade de uma pessoa no ambiente eletrônico com segurança e validade jurídica. Por meio deles, é possível realizar diversas ações no ambiente digital, como a criação e a assinatura de documentos eletrônicos.
Porém, assim como o documento físico, o e-CNPJ é restrito a empresas. Assim, com esse documento, elas podem assinar notas fiscais eletrônicas e enviar informações previdenciárias e trabalhistas aos órgãos governamentais, por exemplo.
Além disso, por segurança, o e-CNPJ só deve ser usado pelo representante legal da empresa.
Para que serve o e-CNPJ?
O certificado digital e-CNPJ tem a função de substituir procedimentos que antes só poderiam ser realizados com o CNPJ de forma presencial. Com ele, diversas tarefas podem ser realizadas de forma ágil, eficaz, desburocratizada e econômica.
Entre as possibilidades de ações realizadas com o e-CNPJ estão:
- Acessar o sistema da Receita Federal;
- Emitir de Notas Fiscais eletrônicas;
- Assinatura de contratos;
- Conferir relevância jurídica a documentos como certidões, recibos e outros;
- Cadastrar procurações;
- Realizar consultas em órgãos públicos;
- Realizar e autenticar transações financeiras e comerciais online;
- Acessar informações restritas de sistemas públicos e privados;
- Acompanhar processos tributários online;
- Acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) por meio do site da Receita Federal;
- Retificar o Documento de Arrecadação da Receita Federal (DARF), caso haja inconsistência no envio do Imposto de Renda;
- Emitir declarações fundamentais para o funcionamento da empresa, como a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e a Declaração de Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (DITR);
- Negociar e parcelar as dívidas da empresa de forma totalmente digital.
Quais são os tipos de certificado e-CNPJ?
O e-CNPJ pode ter dois formatos diferentes. São eles o certificado digital A1 e o certificado digital A3. Confira as diferenças entre os dois modelos:
Certificado digital A1
O e-CNPJ do modelo A1 dispensa o uso de tokens ou cartões inteligentes para seu armazenamento. Isso porque esse tipo de certificado é armazenado diretamente no computador do titular do documento.
Assim, o recomendado é que o documento seja protegido por meio de uma senha de acesso assim que for emitido. Além disso, é aconselhável que o titular não crie mais do que uma cópia de segurança e deixe seu e-CNPJ armazenado somente em um computador.
Essas são estratégias úteis para conferir mais segurança aos seus dados pessoais registrados no e-CNPJ. Esse tipo de certificado digital tem validade de doze meses.
Certificado digital A3
O e-CNPJ no formato A3 é armazenado em token ou cartão inteligente. Assim, somente quem possui a senha de acesso ao dispositivo consegue utilizar o documento para realizar transações online. Esse formato possui um prazo de validade estendido, que pode chegar até cinco anos.
O que é o Certificado digital em nuvem?
O certificado digital e-CNPJ em nuvem é um documento eletrônico armazenado, gerenciado e compartilhado de maneira totalmente eletrônica. Por meio dele, é possível realizar transações eletrônicas de qualquer lugar, por meio de qualquer dispositivo seguro e a qualquer momento.
Esse é um formato de certificado digital moderno e seguro, que garante mobilidade e liberdade para a rotina corporativa. O usuário consegue realizar todas as funções que precisar usando seu certificado diretamente de seu notebook ou mesmo do smartphone.
Quais são as vantagens em contar com o e-CNPJ?
Praticidade e segurança para emitir Notas Fiscais eletrônicas
Por meio do e-CNPJ, o empreendedor pode emitir NF-es. Isso torna seu processo mais rápido, prático e seguro.
Porém, é preciso atenção: apenas empresas nas quais o único responsável pela emissão da NF-e é o titular do e-CNPJ podem realizar esse tipo de transação. Em empresas nas quais mais de uma pessoa cuida dessa função, é necessário optar por um certificado digital do modelo NF-e, desenvolvido especificamente para a emissão de notas fiscais.
Por meio dele, outros colaboradores autorizados podem fazer a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Assinatura de documentos
Devido à tecnologia de criptografia de dados, é possível validar transações e assinar documentos eletronicamente por meio do e-CNPJ. Esse tipo de transação tem a mesma validade jurídica que assinaturas de próprio punho. Por isso, essa é uma forma de desburocratizar processos.
Mobilidade
A possibilidade de firmar acordos por meios eletrônicos, sem a necessidade de deslocamentos, é um dos maiores benefícios do e-CNPJ. As assinaturas eletrônicas por meio de certificados digitais também conferem mais facilidade no momento de fechar negócios, mesmo que haja uma grande distância geográfica.
Redução de custos
Como todos os processos passam a ser realizados de forma eletrônica, diversos custos operacionais referentes a locomoção e a outros procedimentos presenciais são reduzidos ou até eliminados.
Ao reduzir gastos com impressões, motoboys, combustível e diversos outros, a empresa ganha eficiência operacional. Além disso, documentos digitais são muito mais seguros diante de extravios e acidentes.
Sustentabilidade
A sustentabilidade ambiental, que vem ganhando cada vez mais importância para as empresas, também é um benefício dos certificados digitais. Isso porque eles ajudam a reduzir o consumo de papel e a exploração de bens naturais.
Diversas possibilidades de uso
Seja para assinar um documento eletronicamente, acessar o sistema da Receita ou acompanhar uma petição, o e-CNPJ é fundamental para a rotina empresarial. Sua grande gama de funções certamente é um dos maiores benefícios desse tipo de documento.
O certificado digital e-CNPJ é fundamental para conferir às empresas benefícios como:
- Autonomia;
- Segurança;
- Flexibilidade;
- Rapidez;
- Desburocratização de processos;
- Fluidez.
Como emitir o e-CNPJ?
O e-CNPJ é um tipo de certificado digital. Por isso, para adquiri-lo, é necessário seguir essas etapas:
- Solicitação
O primeiro passo para adquirir um certificado digital e-CNPJ é escolher uma Autoridade Certificadora credenciada pelo ICP-Brasil. No site da instituição, você tem acesso à lista das ACs credenciadas.
Após selecionar a AC que achar mais confiável, você deve acessar seu site e solicitar a emissão do certificado digital. Para isso, provavelmente, será necessário:
- Preencher um formulário;
- Informar seus dados pessoais;
- Informar os dados de pagamento;
- Escolher o modelo do certificado digital e-CNPJ;
- Agendar uma data para a validação e entrega da documentação.
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- Validação
No dia escolhido, você deverá apresentar seus documentos para validá-los por um dos seguintes meios:
- Videoconferência;
- Presencialmente, na Autoridade de Registro (AR) vinculada à AC escolhida. Lá, seus documentos serão validados e você poderá coletar a biometria.
- Emissão do Certificado Digital e-CNPJ
Após a validação e aprovação de seus documentos e dados pessoais, a AR acionará a Autoridade Certificadora que você escolheu para iniciar a emissão do Certificado Digital.
- Acesso ao Certificado Digital
Quando seu documento estiver pronto, a AC enviará um e-mail informando a aprovação e conclusão do procedimento. Com isso, você poderá instalar seu certificado digital e começar a usá-lo.
Como renovar o e-CNPJ?
Todo certificado digital e-CNPJ tem um prazo de validade. Por isso, enquanto o documento ainda está no período de validade, o titular precisa fazer o pedido de renovação junto à AC que o emitiu.
Como revogar o e-CNPJ?
Assim como é possível solicitar um e-CNPJ pela internet ou presencialmente, também é possível revogar o documento por esses meios. Se você preferir fazer isso pela internet, só precisará acessar a página de revogação da AC escolhida para a emissão do documento.
Para fazer isso de forma presencial, é preciso comparecer à Autoridade de Registro vinculada à AC que emitiu seu certificado com todos os seus documentos e apresentar uma justificativa ao pedido.
O pedido de revogação de certificado digital é comum em casos de necessidade de alteração de dados, como e-mail, endereço, correção de informações incorretas, violação ou extravio da mídia na qual o documento estava salvo.
Quanto custa um certificado digital e-CNPJ?
As Autoridades Certificadoras costumam cobrar, em média, um valor que varia entre aproximadamente R$ 150 e R$ 570 para a emissão do certificado digital e-CNPJ. Os valores variam conforme a AC escolhida, o tipo de certificado e o prazo de validade.
Como o Whom pode ajudar no gerenciamento do seu certificado digital e-CNPJ?
O Whom é uma solução de gerenciamento de certificados digitais, que funciona, inicialmente, como um cofre para o armazenamento seguro de seu certificado digital e-CNPJ em nuvem. Sua autenticação é feita por meio de token.
Esta solução tecnológica tem o intuito de tornar seguro o hábito do compartilhamento de certificados digitais, comum em escritórios e setores jurídicos de empresas. Isso porque é comum que diversos colaboradores precisem do documento do sócio ou supervisor para acessar sistemas e executar ações em seu dia a dia.
Com o Whom, o titular do certificado pode atribuir concessões de acesso e autorizar usuários selecionados a acessar sistemas por meio do certificado digital. Isso é feito por meio de uma extensão instalada no navegador.
O usuário que recebe a permissão não consegue acessar os dados do documento original ou qualquer sistema para o qual não tenha autorização. Caso o usuário tente realizar acessos em um horário fora do permitido, o sistema o bloqueia automaticamente.
Por meio do sistema, o titular do certificado pode conceder permissões de acesso e operação a sistemas, além de assinaturas de documentos validadas pelo ICP-Brasil de maneira simples e segura.
Essa é uma forma de garantir a segurança da informação em seu negócio e estar em conformidade com órgãos regulamentadores. O titular também consegue acessar o histórico de uso de seu documento para garantir que nada se perca ou fuja do controle do administrador.
Descubra como o Whom pode tornar suas operações envolvendo certificados digitais mais seguras!
Conclusão
Os certificados digitais e-CNPJ são essenciais para desburocratizar e tornar mais dinâmicas as rotinas empresariais. Por meio deles, é possível realizar transações com validade jurídica por meio da internet e acessar sistemas governamentais, como a Receita Federal e o e-Social.
Continue acompanhando nosso blog para conhecer ferramentas que ajudam a tornar seu negócio mais eficaz e desburocratizado!
