Manter-se em conformidade com a legislação e regras do setor de atuação é fundamental para que as empresas consigam sobreviver e se destacar diante do mercado.
Diante das mudanças e variações que ocorrem no mercado, seja pela disrupção ou pelas crises econômicas, as empresas precisam buscar formas de manter uma atuação segura e estratégica para permanecerem no mercado e se destacarem da concorrência.
Uma das melhores maneiras de atingirem esse objetivo é entendendo o papel do compliance na empresa e mapeando os riscos de conformidade aos quais estão expostas.
Com isso, se tornam mais conscientes quanto à sua atuação, bem como deveres, expectativas do consumidor e padrão de qualidade que devem atender. Essas questões são fundamentais para que as empresas se mantenham funcionais e sustentáveis.
Para te ajudar nesse mapeamento, neste artigo falamos sobre os principais riscos de conformidade, como identificá-los, as principais legislações que sua empresa deve atender e outros tópicos importantes para seu negócio. Continue essa leitura e confira!
O que são riscos de conformidade e como eles afetam as empresas?
Riscos de conformidade são situações que atrapalham as empresas a cumprir as regras das legislações, normas regulamentadoras ou mesmo das políticas internas da própria organização.
Quando a empresa cede a esses riscos, não consegue atender aos padrões de compliance e fica suscetível a penalidades e sanções legais, que podem trazer grandes impactos à sua imagem e sustentabilidade financeira.
Descubra o que é compliance e qual a sua importância nas empresas!
Conheça os principais riscos de conformidade aos quais as empresas estão sujeitas:
Riscos de segurança no trabalho
As empresas precisam se preocupar em garantir um ambiente de trabalho saudável e seguro para os colaboradores. Para isso, precisam seguir à risca as normas de segurança do trabalho, fazendo um rígido controle de questões que possam comprometer a saúde e a integridade dos trabalhadores.
Riscos de envolvimento com corrupção
As empresas correm um grande risco de se envolver em operações fraudulentas e obter vantagens indevidas, já que esses problemas podem surgir de pequenas atitudes dentro da empresa. Por isso, é fundamental ter um plano de enfrentamento eficaz para lidar com essas situações.
Riscos de qualidade do produto
Problemas com a qualidade dos produtos comercializados podem se tornar uma grande dor de cabeça para a empresa. Por isso, é preciso ter um rigoroso controle de qualidade e oferecer um atendimento excepcional aos consumidores para manter as vendas e preservar a imagem da companhia.
Riscos trabalhistas
A legislação trabalhista possui regras claras quanto aos direitos dos trabalhadores que atuam em sua empresa. Independente do porte e da quantidade de funcionários, a empresa deve cumprir e respeitar todos os direitos dos trabalhadores para evitar processos trabalhistas e aumentar a motivação e o engajamento da equipe.
Riscos no compartilhamentos de certificados digitais
O compartilhamento de certificados digitais é uma prática muito comum em escritórios de advocacia e dentro de departamentos jurídicos de empresas. Isso porque normalmente as equipes usam um mesmo documento para acessar sistemas e realizar suas tarefas.
As empresas fazem isso pois nem todos os funcionários possuem o documento e para descentralizar tarefas que ficariam restritas somente aos proprietários do certificado, acabam por compartilhá-lo para dar vazão às demandas processuais.
Porém, essa prática é extremamente arriscada, já que todas as ações realizadas por meio do certificado digital possuem validade jurídica, ou seja, o proprietário será responsável por todas as ações realizadas com o certificado e suas devidas consequências.
Como identificar os riscos de conformidade na empresa?
Para identificar os riscos de conformidade na empresa, é necessário realizar uma avaliação de riscos. Com isso, será possível direcionar os recursos organizacionais para garantir que importantes questões de conformidade não sejam negligenciadas.
Para isso, é fundamental estabelecer processos e criar canais de comunicação entre os departamentos para que as informações sejam compartilhadas da forma correta. Esses processos exigem um esforço coordenado e multidisciplinar.
Confira as principais etapas para realizar uma avaliação de risco de conformidade:
- Avalie as áreas operacionais e partes responsáveis;
- Use uma metodologia estruturada para determinar as áreas de risco;
- Reúna e revise políticas, auditorias, procedimentos, relatórios e documentos;
- Use checklists para analisar o uso de controles de conformidade;
- Crie relatórios com os dados analisados;
- Classifique os riscos identificados para destacar aqueles que requerem ações corretivas mais imediatas;
- Crie um plano de ação com base nos riscos identificados;
- Divulgue o relatório de avaliação internamente para que as recomendações sejam aplicadas às operações diárias da organização.
Quais são as principais leis e regulamentações que a sua empresa deve seguir para evitar riscos de conformidade?
Atualmente, as principais legislações relacionadas ao compliance são a Lei Anticorrupção (Lei n° 12.846) e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709).
A primeira foi criada com o intuito de fazer com que empresas e gestores sejam responsabilizados de maneira objetiva em casos de prática de atos ilícitos contra a Administração Pública na esfera administrativa bem como na civil.
Essa é a primeira legislação brasileira dedicada ao combate e repressão de atos de corrupção. Apesar disso, ela torna possível apenas a condenação na esfera administrativa, mesmo que a empresa desconheça ou não tenha autorizado o ato corrupto.
Na prática, essa legislação resulta em mais rigor nas punições, já que atribui responsabilidade objetiva aos atos praticados. Ou seja, a partir da constatação de que um ato ilícito foi cometido por um colaborador, a empresa pode ser punida rigorosamente.
Já a LGPD foi criada para garantir a privacidade dos cidadãos e lhe conferir controle e direitos sobre seus dados pessoais, em especial dados sensíveis. Essa é uma forma de proteger os direitos essenciais à privacidade e à liberdade.
Essa legislação está diretamente relacionada ao compliance, já que as empresas precisam estar em conformidade para poder assegurar a efetiva proteção de dados pessoais dos cidadãos contra o uso não autorizado ou indevido, e para implementar controles internos eficazes para esse fim.
Para estar em conformidade com a LGPD, a empresa precisa implantar controles internos para a coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais de forma a garantir a segurança dessas informações e reduzir invasões e vazamentos de dados.
A LGPD deve ser aplicada por empresas de qualquer porte que atuem com dados de cidadãos brasileiros, sejam eles colaboradores, fornecedores, clientes ou outros. Para isso, os riscos devem ser analisados e políticas devem ser adotadas para tratar esses dados conforme as regras da lei.
Quais são as consequências para as empresas que não cumprem com as regulamentações de conformidade?
Redução de produtividade e eficiência
Para que a operação consiga realizar todas as entregas, precisa de um local de trabalho apropriado, ferramentas adequadas e um ambiente seguro. Assim, se a empresa for vítima de qualquer risco, essas áreas podem ser afetadas, com impactos diretos à produtividade e eficiência dos colaboradores. Isso pode gerar problemas com clientes e graves perdas financeiras.
Perda de confiança dos stakeholders
Quando a empresa se envolve em problemas de conformidade, tem sua imagem manchada diante do mercado e perde a confiança de seus stakeholders, que são os clientes, colaboradores e fornecedores.
Menos segurança nos processos internos
Se a empresa não consegue gerenciar seus riscos, fica suscetível a ataques cibernéticos e roubos de dados. Assim, fica sujeita a sanções legais, que vão desde multas com altos valores até à interrupção de atividades relacionadas ao tratamento de dados.
Perda de eficiência no gerenciamento de custos
A empresa que não controla suas vulnerabilidades tem profundos impactos na gestão de custos. Isso porque pode receber multas e sanções que podem afetar a gestão financeira, além da dificuldade em manter o planejamento orçamentário. Essa organização também terá dificuldades para identificar gargalos financeiros, incluindo fraudes e casos de corrupção.
Dados estruturados: o que são e benefícios
Como estabelecer um programa de gestão de riscos de conformidade eficaz na empresa?
A própria empresa é responsável pela criação do programa de gestão de riscos de conformidade, e deve definir quais ferramentas de controle usará para identificar e remediar possíveis ações danosas.
O programa deve ser pautado nas normas instituídas pelo poder público, como a LGPD, a Lei Anticorrupção e as normas específicas do setor. Confira como implantar o programa em sua empresa:
1. Faça uma análise de riscos
Avalie os riscos aos quais a empresa pode estar exposta por meio da análise de potenciais desvios de conduta nas relações com o mercado e poder público. A partir disso, você conseguirá criar regras coerentes com a realidade e as necessidades da organização.
2. Defina um plano de ação
Desenvolva estratégias que possibilitem a redução de eventuais desvios de conduta. Para isso, é preciso contar com um planejamento detalhado, que inclui a definição de responsáveis pelas mudanças em cada setor e a elaboração de um cronograma.
3. Crie um código de ética
Defina regras coerentes com a atuação da empresa no mercado para protegê-la de riscos corporativos e atitudes potencialmente antiéticas. Esse deve ser um conteúdo acessível, de fácil compreensão e que não dá espaço para interpretações dúbias.
Todos os colaboradores da empresa devem conhecer essas regras, segui-las e saber como se portar de forma adequada.
4. Crie uma área de compliance
A empresa precisa criar uma área dedicada a engajar e capacitar os colaboradores para que conheçam e sigam as normas e regras estabelecidas. Além disso, deve se atentar a processos e ferramentas que podem ser adotadas para prevenir e corrigir falhas com precisão e rapidez.
5. Estabeleça um sistema de fiscalização
É importante que a empresa se autorregule por meio de ferramentas que fiscalizem o cumprimento das leis, regras e normas. Por meio de ferramentas tecnológicas, é possível agrupar, analisar e monitorar informações importantes e pertinentes ao seu mercado.
Também é fundamental criar canais de denúncia para que clientes, fornecedores e colaboradores denunciem condutas impróprias. A equipe de compliance deverá analisar as denúncias para identificar a gravidade e a motivação por trás de cada ato para determinar possíveis consequências.
6. Capacite os colaboradores
Para que as regras de compliance sejam cumpridas, é preciso que todos os agentes envolvidos as compreendam. Por isso, é preciso capacitar os colaboradores por meio de palestras e cursos para que tenham conhecimento para tomar atitudes cada vez mais éticas.
7. Monitore e acompanhe o programa
O programa de compliance deve ser monitorado de forma contínua após sua implantação. É fundamental que continuem sendo feitos testes e que ferramentas sejam adotadas para garantir o comprometimento dos colaboradores com a ética e a transparência.
A equipe de conformidade deve estar presente na rotina da empresa para esclarecer dúvidas e identificar pontos de melhoria.
Quais são as ferramentas e tecnologias disponíveis para ajudar na gestão dos riscos de conformidade?
A tecnologia é uma importante aliada contra ameaças à integridade da empresa, já que confere eficiência e agilidade à equipe de compliance. Por meio do Big Data Analytics, inteligência artificial e automação, já é possível coletar e analisar uma enorme quantidade de dados com base nos interesses e setor de atuação da empresa.
Assim, é possível rastrear rapidamente empresas e pessoas físicas para entender como estão posicionadas no mercado sob diferentes perspectivas, além de possíveis relacionamentos empregatícios, societários e familiares.
Os sistemas de Big Data Analytics unificam fontes de pesquisas e trazem dados atualizados de órgãos reguladores. Também há ferramentas que permitem diferenciar homônimos e identificar a entidade correta, criando e armazenando dossiês específicos para cada caso.
Por meio da tecnologia, é possível atualizar essas análises conforme a necessidade da organização. Essas análises profundas conferem às organizações segurança para realizar contratações, sociedades, parcerias, no onboarding de clientes e no fechamento de diferentes negócios.
Além disso, soluções como o Whom foram desenvolvidas para garantir a segurança no compartilhamento de certificados digitais e adequação às normas de compliance. O Whom é um gerenciador de certificados digitais que permite ao gestor ou titular do documento:
- Conceder e revogar acessos de uso para os colaboradores que precisam usar o documento em seu dia a dia de trabalho;
- Acessar o histórico de uso do documento de qualquer lugar;
- Restringir o acesso a páginas e sistemas para que seus funcionários acessem apenas o que é necessário;
- Realizar uma gestão de acessos ao certificado, delimitando a visualização e atividades desempenhadas com o documento, por exemplo: assinar, peticionar ou somente realizar consultas processuais;
- Definir níveis de acesso por cargo, função, grupos, horários e outras restrições.
Por meio da solução, é possível realizar o compartilhamento de certificados digitais de forma segura e em compliance, evitando riscos de conformidade.
Qual é o papel dos funcionários na gestão dos riscos de conformidade?
A conscientização dos funcionários é fundamental para uma gestão de riscos de conformidade eficaz. Por isso, é fundamental que haja treinamentos e educação para conformidade quanto à legislação, regulamentos, políticas corporativas e condutas proibidas.
Também é necessário que haja avaliações após os treinamentos para garantir os conhecimentos necessários foram transmitidos. Um grande indicador de políticas e padrões eficientes é os funcionários os respeitarem.
Como criar um ambiente de cultura de conformidade na empresa?
1. Registre as regras
Para a definição de uma cultura de compliance, é fundamental criar um documento que deixe claro onde terminam os interesses da empresa e onde começam os interesses pessoais.
2. Analise a rotina da organização
Para construir uma cultura ética concreta, é preciso observar o dia a dia da organização que é vivenciado pelos funcionários, e visualizar o que se busca construir. Para chegar a esse ideal, é preciso usar ferramentas de diagnóstico e controle efetivas.
3. Aprenda a dominar o oportunismo por meio do compliance
Busque entender se a empresa está sob ataque de oportunismo compreendendo a forma como o ambiente influencia no indivíduo. Com base na análise do comportamento, é possível entender se o problema é por comportamento imitativo, por comportamentos importantes na vida do indivíduo ou por comportamentos baseados em contexto social.
Entendendo o comportamento dos membros da empresa, é possível entender o contexto por meio do qual o oportunismo se desenvolve, e seus reflexos na cultura organizacional.
Como medir a eficácia do programa de gestão de riscos de conformidade da empresa?
As métricas de compliance são fundamentais para que as políticas implementadas sejam realmente eficazes. Esses indicadores ajudam na avaliação do desempenho do setor, na identificação do alcance de objetivos, na comparação de resultados e na base para a tomada de decisão e o planejamento estratégico.
Além disso, elas servem para otimizar a gestão da área, potencializar resultados, e identificar falhas e a mudança de rumos. Existem diversas métricas que podem ser usadas para medir diferentes questões relacionadas à conformidade, como:
- Análise comparativa com outras empresas do setor;
- Eficácia do programa de compliance;
- Evolução das investigações recebidas no canal de denúncias;
- Quantidade de não conformidades registradas;
- Riscos, controles e planos de mitigação;
- Taxa de adesão a treinamentos obrigatórios.
Como manter o programa de gestão de riscos de conformidade atualizado diante das mudanças nas regulamentações e leis?
O esforço para alcançar o compliance é um trabalho ininterrupto e constante. Por meio do acompanhamento das métricas e indicadores do programa de gestão de riscos de conformidade da empresa, é possível mantê-lo atualizado, mesmo com mudanças nas regulamentações e leis.
O setor pode instaurar uma métrica de acompanhamento da atualização de programas e documentos regulatórios, além de atualização dos processos de comunicação dos assuntos relacionados ao compliance para garantir que nenhuma alteração passe despercebida.
ANDP: saiba o que é, importância e como funciona
Conclusão
Mapear e mitigar os riscos de conformidade é fundamental para as empresas que buscam alcançar metas de compliance. Ao estabelecer políticas claras, a empresa consegue reduzir riscos de ficar vulnerável ao descumprimento de normas e ou de atos ilícitos praticados por seus colaboradores, clientes ou parceiros.
Continue acompanhando nosso blog para conferir conteúdos que te ajudarão a manter seu negócio em conformidade!
