A assinatura eletrônica é uma forma inteligente de garantir a autenticidade de documentos, acesso a dados sensíveis dentro de uma empresa e também de garantir a identidade das partes envolvidas em um contrato, por exemplo. Mesmo não sendo um recurso novo, é muito comum que profissionais se perguntem quando é permitido utilizá-la, se a assinatura digital tem validade jurídica e quais são os tipos.
No texto iremos explicar tudo sobre essa moderna solução, que torna processos empresariais muito mais eficientes e dados sensíveis mais seguros. Boa leitura!
Saiba o que é assinatura digital e conheça suas funções
Assinatura digital nada mais é do que a versão digital de uma assinatura que seria feita de próprio punho. A diferença é que, no lugar de “desenhar” sua assinatura como faria com papel e caneta, a assinatura digital usa criptografia vinculada a um certificado digital, garantindo que determinado documento seja autêntico.
Esse é um recurso muito indicado para empresas que queiram ter a certeza de que seus documentos digitais estejam mais seguros, eliminando assim todo o processo manual de coleta de assinatura. Por isso, é uma forma de também otimizar tempo no dia a dia empresarial.
Benefícios da assinatura digital
Além de garantir a segurança de documentos, informações sensíveis e ter validade jurídica, a assinatura digital possui muitos outros benefícios. Confira a seguir:
Redução de custos
Geralmente, em determinados processos jurídicos, é preciso ir até um cartório para reconhecer assinaturas, o que envolve tempo e dinheiro referente às taxas. Com a assinatura digital isso não é necessário, o que torna tudo mais conveniente.
Sustentabilidade
Adotar qualquer processo digital que antes era feito com papéis é algo muito bem visto quando o assunto é o meio ambiente. Por isso, empresas que querem estar alinhadas com sustentabilidade e colaborar para a redução de desperdício de recursos naturais estarão fazendo isso ao adotarem a assinatura digital, já que ela dispensa o uso de papéis.
Agilidade e comodidade
Apenas com alguns cliques os documentos podem ser assinados, seja em um computador, notebook, tablet ou smartphone. Por isso, a assinatura digital é um recurso muito mais cômodo e rápido. Em poucos minutos, sem sair de casa, têm-se dados criptografados em uma assinatura digital junto ao documento.
Muito mais segurança
A segurança de informação precisa ser redobrada no ramo empresarial. Seja um escritório onde diversos funcionários precisam acessar documentos ou uma empresa com vários parceiros e fornecedores. Atualmente, até mesmo pequenas empresas locais lidam com fornecedores.
É então que a assinatura digital entra, pois ela garante que os documentos sejam identificados sem o risco de que acabem alterados.
Conformidade jurídica e compliance
Por fim, a assinatura digital é a opção mais segura quando falamos de documentos eletrônicos, uma vez que ela facilita e garante a conformidade jurídica e compliance, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Como funciona a assinatura digital
Antes de entender se uma assinatura digital tem validade jurídica, é interessante compreender a sua criação. O processo segue as seguintes etapas:
- O documento é assinado e analisado por um software, combinado às chaves criptográficas do certificado digital em um processo chamado “associação”;
- Um resumo criptográfico é aplicado no documento;
- A assinatura digital é criada por meio da chave privada do signatário, que pode ser uma pessoa física ou jurídica;
- O documento é incluído em uma espécie de pacote junto com a assinatura e certificado digital da empresa ou pessoa física. Tal pacote é o que será verificado para análise da validade do documento;
- A validade do documento é feita no próprio software onde foi feita a assinatura digital, depois é usada a chave criptográfica pública para verificação da criptografia utilizada na criação da assinatura.
E é a partir de então que a assinatura digital passa a ter validade jurídica.
Quais são os tipos de assinatura digital?
Sabia que existem mais de um tipo de assinatura digital? São elas:
- Assinatura eletrônica simples;
- Assinatura eletrônica avançada;
- Assinatura eletrônica qualificada.
Entenda cada uma delas!
Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples serve para transações de baixo risco, ou seja, cujo os dados não sejam muito sensíveis. Como exemplo, podemos citar uma confirmação de agendamento de consulta médica ou recibos de compras. Esse tipo também dispensa a necessidade de um certificado digital, apenas documentos de identificação básicos como o RG e Cadastro de Pessoa Física (CPF).
Mais acima, comentamos que a assinatura digital não refere-se a um “desenho” ou escrita feita em computador, mas isso não se aplica à assinatura eletrônica simples. Ela é justamente uma grafia da sua assinatura em um computador.
Quem se pergunta se a assinatura digital tem validade jurídica precisa saber que, no caso da eletrônica simples, essa autenticidade jurídica vai depender das partes envolvidas no processo. O motivo é que sua eficácia é comprovada por meio de evidências como a geolocalização.
Por mais simples que seja, esse tipo de assinatura digital exige determinados níveis de segurança (como a confirmação de identidade citada acima).
Assinatura eletrônica avançada
Regulamentada pelo Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020, a assinatura eletrônica avançada vincula a autenticação das assinaturas das partes envolvidas junto ao próprio documento. Por ser avançada, ela proporciona mais evidências que podem ser usadas para verificação da autenticidade.
Outro ponto é que esse tipo de assinatura exige a identificação dos assinantes, mas também detecta possíveis alterações no documento após ser assinado. Por essa razão é comumente usada em empresas.
Assinatura eletrônica qualificada
A assinatura eletrônica qualificada é comumente utilizada em casos como registro de imóveis, transações entre entes públicos e documentos como prescrições e atestados médicos.
Esse tipo de assinatura exige certificado digital para garantir a identidade do assinante e formalizar processos.
Para resumir e simplificar, a assinatura eletrônica qualificada, também conhecida como assinatura digital, funciona como uma assinatura de próprio punho e tem validade jurídica assegurada pela legislação brasileira. Tudo que é praticado por meio dela não pode ser repudiado. Por isso, essa assinatura digital tem validade jurídica.
Quando usar cada tipo de assinatura digital?
Cada tipo de assinatura digital tem determinado nível de segurança, uma delas é, inclusive, obrigatória por Lei. Entenda quando usar cada uma.
Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples deve ser usada quando é preciso firmar a aceitação de determinada proposta, como um contrato de trabalho. Ela é muito simples de ser feita pois a identificação é confirmada pelo IP do computador ou geolocalização do assinante.
Assinatura eletrônica avançada
A assinatura eletrônica avançada pode ser utilizada em casos onde é de extrema importância saber a identidade do assinante. Dessa forma, os riscos de fraude serão diminuídos.
Assinatura digital qualificada
A assinatura digital qualificada deve ser utilizada quando o mais alto nível de segurança é necessário, ou seja, quando trata-se de documentos extremamente sensíveis. Em alguns casos, como atestados médicos, ela é obrigatória de acordo com o parágrafo 2º da Seção III da Lei 14.063.
Assinatura digital x Assinatura eletrônica: entenda a diferença
Agora que você já sabe quais são os tipos de assinatura digital, pode ser que esteja confuso com seus nomes. Por que algumas são chamadas de “assinatura digital” e outras de “assinatura eletrônica”?. Elas se diferem sim entre si, e é isso que explicaremos a seguir.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é a “mãe” da assinatura digital. Isso quer dizer que ela é mais ampla que a digital e abrange todos os meios eletrônicos que uma empresa usa para validar determinado documento ou um código de segurança dado em determinada transação de informação.
Tokens e sequências numéricas enviadas por SMS, por exemplo, são considerados uma assinatura eletrônica. Ou seja, toda assinatura digital é eletrônica, mas a assinatura eletrônica não é, necessariamente, uma assinatura digital.
Assinatura digital
Se a assinatura eletrônica é a mãe da digital, a assinatura digital nada mais é do que um tipo, vertente, de assinatura eletrônica. Ela usa algoritmos de criptografia para garantir uma proteção ainda mais eficiente aos documentos e acesso a informações delicadas.
Sua eficácia se define pelas chaves criptográficas, a privada e a pública.
Para entender melhor o que é e como funciona a chave criptográfica, leia o artigo Chave Criptográfica: o que é, importância e tipos.
Assinatura digital x Certificado digital: qual a diferença?
Falamos muito de certificado digital até aqui, e pode ser que você esteja se perguntando qual a diferença entre assinatura digital e certificado digital. Eles não devem ser confundidos de forma alguma, embora estejam atrelados. Está confuso? Nós explicamos!
A assinatura digital valida a autenticidade de um documento, informação ou até mesmo programa de computador. Ela pode ser usada, portanto, para assinar qualquer uma das opções anteriores e também para proteger direitos de quem receberá determinado documento. Tudo de forma prática e ágil.
Já o certificado digital nada mais é do que uma identificação eletrônica para assinar documentos que tenham validade jurídica. Ele é obtido por meio de uma autoridade de certificação e garante que o fluxo de informações seja seguro. Ou seja, uma assinatura digital tem validade jurídica se ela for “confirmada” por meio de um certificado digital.
Quais os riscos da assinatura digital?
Como você pode ver, a assinatura digital traz muita segurança e praticidade às operações. O que não significa que, na prática, ela não possa ser usada de forma irregular.
Isso acontece porque, como dissemos anteriormente, é necessário confirmar a assinatura por meio de um certificado digital.
Ou seja: a partir do momento em que há riscos envolvendo os certificados, como o compartilhamento desassistido em grandes escritórios e departamentos jurídicos, torna-se preciso dedicar atenção extra a outros riscos decorrentes, como o vazamento de dados, por exemplo.
Como garantir a segurança do seu negócio
Diante dos riscos apresentados acima, é necessário encontrar uma solução que permita proteger não só os dados, mas também realizar o compartilhamento de certificados digitais de forma segura e controlada, mitigando os potenciais riscos relacionados à validação de documentos de maneira eletrônica.
Para isso existem uma série de ferramentas no mercado, como, por exemplo, o Whom. Com o Whom, o administrador do certificado tem acesso ao histórico de uso de qualquer lugar através do nosso sistema.
A ferramenta também permite definir restrições de acesso, receber avisos de tentativas de utilização indevida do certificado, definir vários formatos de bloqueio (IP, comente horário intrajornada, sistema ou páginas específicas) ou restringir determinadas áreas ao usuário.
Como criar uma assinatura digital
A criação de uma assinatura digital vai depender do seu tipo. Para que as assinaturas digitais qualificadas e simples tenham validade jurídica, é preciso de um certificado digital, que pode ser feito com uma autoridade certificadora como Serasa, Detran ou Receita Federal.
Ademais, é possível ainda incluir uma assinatura digital em um documento PDF. Dependendo a versão do programa de PDF que tiver, basta ir em:
- Preencher e assinar;
- Ferramentas de preencher e assinar;
- Assinar com certificado.
Confira nossa matéria Como fazer assinatura digital e saiba mais!
O que diz a Lei da assinatura digital no Brasil
A Lei da assinatura digital no Brasil é a 14.603/2020 e foca em permitir que pessoas físicas e pessoas jurídicas tenham acesso a serviços públicos de forma menos burocrática possível. Ela afirma que uma assinatura digital perde sua validade jurídica se houver alterações no documento posteriores à assinatura. Vide trecho:
“§ 1º Os 3 (três) tipos de assinatura referidos nos incisos I, II e III do caput deste artigo, caracterizam o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular, e a assinatura eletrônica qualificada é a que possui nível mais elevado de confiabilidade a partir de suas normas, de seus padrões e de seus procedimentos específicos.”
A assinatura digital tem prazo de validade?
Da mesma forma que uma assinatura em papel, a assinatura digital não tem prazo de validade, e sua legalidade é garantida pela Medida Provisória n° 2.200-2, de 2001. No entanto, é importante destacar que os certificados digitais possuem validade e é necessário estar atento à data de renovação do mesmo. Do contrário, a assinatura digital não está dentro das conformidades.
Perguntas frequentes sobre validade jurídica da assinatura digital
A assinatura digital e eletrônica nos contratos têm validade jurídica?
Como você pôde ler ao longo deste texto, a assinatura digital tem validade jurídica (validade legal). No entanto, para que sua validade seja reconhecida, é preciso que o documento ou programa assinado, assim como a própria assinatura, esteja íntegra. O mesmo se aplica para a comprovação da autenticidade da assinatura.
O Código de Processo Civil, CPC, diz no artigo 441 que “serão admitidos documentos eletrônicos produzidos e conservados com a observância da legislação específica”.
Já o artigo 10 da Medida Provisória 2.200-2 de 2001, diz que “consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória (…)”.
A validade da assinatura digital dura para sempre?
Depende, a assinatura em si dura para sempre, no entanto é preciso que o certificado digital tenha um período de validade.
A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?
A assinatura digital tem validade jurídica e, por isso, mesmo que ela não leve o carimbo de um cartório, por exemplo, tem a mesma veracidade do que a assinatura tradicional com papel e caneta.
A exceção, no entanto, existe: a assinatura digital não tem a mesma validade jurídica no caso de compra, venda e transferência de proprietário de imóveis usados.
Diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica
Para esclarecer todas as dúvidas sobre esse tema, é importante saber que a assinatura digital tem validade jurídica e é um tipo de assinatura eletrônica. Parece confuso, mas vamos a uma explicação mais aprofundada.
Existem diversas formas para o titular de uma assinatura eletrônica reconhecer a validade dos acordos realizados com outras partes. Biometria, reconhecimento facial, tokens, senhas e assinaturas de próprio punho são exemplos disso.
Dentro das diversas possibilidades de assinatura eletrônica, há a assinatura digital, que tem como característica usar regras de criptografia específicas. Além disso, ela só é reconhecida se for realizada por meio de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora.
Entenda mais sobre os dois formatos abaixo:
Assinatura eletrônica
Este é um termo bem amplo, que envolve diversos tipos de firma, validadas por meios eletrônicos. Um exemplo disso é a assinatura mediante senha, usada para realizar operações bancárias. A assinatura digital é outro exemplo.
A validação eletrônica pode ter diversos formatos, como: a digitação de um código de segurança para realizar uma transferência bancária e o uso de certificado digital para realizar operações no site da Receita Federal. Além disso, ela traz diversos benefícios:
- Torna as operações mais seguras;
- Traz mais velocidade ao fechamento de negócios;
- Oferece redução de custos;
- Traz mais praticidade ao dia a dia.
Plataformas que oferecem uma boa estrutura permitem a utilização de diversas formas de assinatura eletrônica:
- Token;
- SMS;
- Geolocalização;
- Dados de login, informando usuário e senha;
- Códigos, etc.
Além disso, assinaturas eletrônicas podem ser usadas em vários tipos de documentos. A assinatura eletrônica tem validade jurídica e pode ser usada no fechamento dos mais diversos contratos, formulários de RH, assinatura de serviços, operações bancárias e notificações jurídicas, por exemplo.
Esse formato de assinatura torna a finalização de etapas e procedimentos muito mais ágil. Ao mesmo tempo, garante a autenticidade e a integridade das partes.
Assinatura digital
A assinatura digital é um formato de assinatura eletrônica. Ela utiliza operações matemáticas baseadas em algoritmos de criptografia assimétrica para proteger documentos e transações realizadas por meios digitais.
Quando consideramos os níveis de segurança, a assinatura digital é a que possui o maior grau de autenticação dentre todos os tipos existentes. Após ela, vêm as outras assinaturas eletrônicas. Por último, temos as assinaturas de papel, que têm mais vulnerabilidades e burocracias.
Na assinatura digital, um par de chaves é empregado da seguinte forma:
- Há uma chave privada, que é composta por um conjunto de códigos criptografados que apenas o subscritor conhece. Sua finalidade é codificar e identificar o autor do arquivo;
- E há outra chave. Esta é pública e derivada da privada. Ela é usada para conferir validade à assinatura.
Cada assinatura possui uma codificação diferente. Caso haja alguma tentativa de alteração no documento, a assinatura realizada é invalidada. Todo esse processo é chancelado por uma AC.
Para fazer uma assinatura digital em um documento, é preciso possuir um certificado digital. É por conta dessa obrigatoriedade que a assinatura digital tem validade jurídica.
Desde 2018, essa ferramenta é obrigatória para empresas que têm mais de um funcionário. Sua validade varia entre 1 e 3 anos e é indispensável para procedimentos como a emissão de Nota Fiscal eletrônica.
Quais áreas de atuação podem usar a assinatura digital
Na prática, empresas de diversos setores e quase todas as áreas de uma empresa podem usar assinaturas eletrônicas e digitais para a validação de diversos tipos de documentos e processos, tanto internos quanto externos. Confira alguns exemplos:
Área comercial
- Para a assinatura de serviços de internet e TV a cabo, por exemplo;
- Contratos de aluguel ou de compra e venda;
- Aprovação de propostas.
Gestão de pessoas
- Formulários trabalhistas;
- Contratos de trabalho;
- Aditivos contratuais;
- Termos de ciência;
- Autorizações;
- Recibos;
- Entrega de materiais;
- Planos de saúde.
Área financeira
- Operações bancárias;
- Relatórios empresariais;
- Emissão de notas fiscais eletrônicas;
- Informações contábeis e cartoriais.
Área jurídica
- Documentos jurídicos;
- Acesso a processos judiciais;
- Contratos;
- Documentos societários.
Esses são alguns exemplos de documentos que podem usufruir da assinatura eletrônica e digital. Porém, existem muitos outros. A assinatura digital tem validade jurídica e pode reduzir a burocracia de diversos tipos de processos.
Vantagens para pessoas físicas e jurídicas
A assinatura digital e a eletrônica possuem diversos diferenciais e trazem muitos benefícios aos usuários, independente de serem Pessoas Físicas ou Jurídicas. Confira as principais vantagens a seguir:
Redução de custos
Utilizar assinatura eletrônica reduz os custos com materiais de escritório, já que é base para a digitalização da empresa. Ela elimina a necessidade de papéis, toners, e outros itens relacionados à impressão e o armazenamento de cópias físicas.
Os custos com a conta de energia também são reduzidos, já que os escaneamentos e impressões não são mais necessários. Para Pessoas Físicas, não há mais a necessidade de possuir impressoras e scanners para a assinatura de documentos.
Compromisso com a sustentabilidade
A redução do uso de papel também representa o compromisso da empresa com a preservação ambiental. Os consumidores consideram a preocupação das empresas com a questão ambiental e preferem aquelas que afetam o meio ambiente e a sociedade de forma positiva.
Gestão de dados otimizada
Quando todos os trâmites de documentos são feitos por meio de assinatura digital, os arquivos também são centralizados na nuvem. Isso torna o processo de busca por documentos mais simples e rápido. Também ajuda na organização de contratos existentes.
Mais rapidez na assinatura de contratos
As empresas costumam gastar dias, semanas e até meses para a assinatura de um contrato. Porém, ao adotar a assinatura digital e eletrônica, é possível reduzir esse tempo a minutos ou horas.
Pessoas Físicas também podem contar com o benefício de assinar contratos de consumo ou de aquisição de bens em poucos minutos, sem a necessidade de comparecer fisicamente ao estabelecimento ou reconhecer firma em cartório, já que a assinatura digital tem validade jurídica.
Diminuição da burocracia
Normalmente, os documentos precisam ser autenticados por duas ou três pessoas, tornando sua assinatura burocrática. Também há casos em que um mesmo documento precisa ir e voltar várias vezes, demorando dias para ser entregue.
Porém, ao usar assinaturas eletrônicas, esse processo pode ser otimizado e agilizado. Os documentos digitais chegam ao seu destino de forma mais rápida. A assinatura eletrônica também pode ser feita de qualquer lugar pelo usuário.
Como a autenticação é eletrônica, a assinatura digital tem validade jurídica sem a necessidade de registro em cartório. Isso torna qualquer processo mais rápido e eficiente.
Como verificar autenticidade de assinatura digital
Ao receber um documento com assinatura digital, é necessário comparar sua assinatura do documento com a chave codificada recebida. É dessa maneira que você saberá se o documento realmente possui validade.
Esse processo varia conforme a ferramenta utilizada, o formato do documento e a empresa. Se a chave de assinatura for acessível pela internet, o usuário só precisa usar o caminho do arquivo para conferir a autenticidade.
Se o usuário emite os arquivos por meio do programa Adobe Acrobat, que é o mais comum, pode seguir esses passos para validar as assinaturas:
- Clique em Preferências;
- Selecione a opção Categorias;
- Clique em Assinaturas;
- Clique em “Mais”;
- Selecione as opções de verificação. A opção padrão é a seguinte: “verificar assinatura quando o documento estiver aberto”;
- Verifique o ícone de validação da assinatura;
- Confirme.
Também há a opção de acessar o site da Receita Federal e fazer o upload do arquivo para verificar sua autenticidade. Esse é um serviço gratuito, com retorno imediato.
É importante ressaltar que a assinatura digital tem validade jurídica, desde agosto de 2001, por meio da Medida Provisória nº 2.200-2. Ela estabelece parâmetros para o uso das assinaturas eletrônicas para validar documentos e meios para sua autenticação.
Conclusão
Utilizar assinaturas digitais e eletrônicas traz diversas vantagens para empresas e pessoas físicas. A principal delas é a desburocratização e a aceleração de processos, já que não é mais necessário fazer o deslocamento de documentos físicos nem reconhecer firma das assinaturas.
Isso porque a assinatura digital tem validade jurídica, não possui prazo de validade e é extremamente segura, já que é possível comprovar sua veracidade por meio da chave pública enviada pelo emissor do documento.
Agora que você já sabe que assinatura digital tem validade jurídica, seus tipos e as vantagens de incluir o recurso no dia a dia da sua empresa, nada mais interessante do que gerenciar os processos de dados sensíveis da melhor forma possível. Saiba como no texto 5 Dicas De Segurança Digital Para O Compartilhamento De Certificados Digitais aqui no blog da Whom.
