O certificado digital contador é a identidade digital do profissional habilitado, que pode ser usado para acessar diversos serviços governamentais e privados e fazer assinaturas sem a necessidade de reconhecer firma.
As obrigações fiscais e contábeis das empresas estão ocorrendo cada dia mais no universo digital. Com isso, o certificado digital contador, também chamado de e-contador, se torna cada vez mais necessário.
Esse documento é emitido para profissionais de contabilidade habilitados a exercer a profissão. Ele possui validade jurídica e pode ser usado para realizar diversos serviços com agilidade, segurança e economia.
Esse tipo de certificado digital pode ser tanto e-CPF (para pessoas físicas) quanto e-CNPJ (para pessoas jurídicas). Sua função é comprovar a identidade do usuário para acessar sistemas eletrônicos e a autenticidade das informações declaradas.
Neste artigo, você confere: o que é o certificado digital contador, os modelos disponíveis, a importância do documento para o contador, as funções do certificado digital, suas vantagens, como obter este documento e uma dica extra de como mantê-lo seguro. Vamos lá?
O que é o certificado digital contador?
O certificado digital contador é a identidade virtual do profissional ou empresa de contabilidade. Por meio dele, é possível trocar informações de forma segura, confiável e autêntica a partir da criptografia de chave pública.
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As ações realizadas por meio do certificado digital têm validade legal e fiscal garantidas por Lei. Essa garantia é válida para ações realizadas virtualmente com a necessidade de identificação online, como:
- Assinaturas de contratos;
- Emissão de documentos fiscais;
- Assinatura de declarações;
- Transações bancárias, etc.
Quais os modelos disponíveis?
Quando se trata de certificado digital contador, existem dois modelos principais, que se diferenciam por seu nível de segurança. Confira os dois modelos disponíveis:
Certificado digital A1
Esse modelo de certificado digital utiliza chaves de 1024 bits e tem um nível de segurança mais baixo. O certificado A1 é armazenado em um dispositivo e não permite mobilidade. Assim, o contador só pode utilizá-lo na máquina em que o certificado está instalado.
Certificado digital A3
Por outro lado, o modelo A3 utiliza chaves de 2048 bits e oferece um nível de criptografia e segurança mais alto. O documento é armazenado em smartcards ou tokens, que podem ser acessados por USB ou leitora de cartões ou porta USB, e pode ser usado em diversos computadores.
Certificado Digital A3 e A1: conheça as diferenças e qual a melhor opção
Os certificados ainda podem ser classificados em três categorias relacionadas ao seu uso e finalidade. São elas:
e-CPF
Funciona como um CPF eletrônico e permite que o usuário realize transações virtuais com a mesma legitimidade e validade do documento físico. Para a Escrituração Contábil Fiscal, são requeridas duas assinaturas digitais: uma do contador (por meio de e-CPF e e-CNPJ) e outra da pessoa jurídica.
Os principais usos do e-CPF são:
- Transmissão das declarações de Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF);
- Verificação fiscal de Pessoa Física;
- Retificações no CAGED;
- Acesso ao Siscomex;
- Acesso ao SPED;
- Recuperação de cópia de declaração.
e-CNPJ
A versão eletrônica do CNPJ físico permite às empresas reduzir a burocracia e economizar tempo e papel, além de realizar todos os processos com mais segurança. O documento pode ser usado para:
- Declarar Benefícios Fiscais;
- Consultar declarações de Impostos de Renda;
- Acessar o demonstrativo do Crédito Presumido do IPI;
- Acessar a Conectividade Social.
NF-e
Esse certificado também é direcionado para empresas, e serve para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Esse arquivo deve ser assinado eletronicamente para ter legitimidade e validade, comprovando que a empresa que emitiu a NF-e é autêntica.
Ao escolher o certificado NF-e, a empresa pode atribuir a emissão de notas a um funcionário, sem que ele tenha acesso aos dados privados da empresa.
Por que um contador deve contar com um certificado digital?
O certificado digital é o documento eletrônico que comprova a identidade de uma Pessoa Física ou Jurídica. A cada dia, ele vem sendo mais utilizado para a assinatura digital de documentos com validade jurídica, acesso a sistemas e outros processos eletrônicos.
O certificado digital contador é um recurso que proporciona:
- Agilidade à rotina profissional;
- Mais produtividade;
- Redução de custos com impressões, papéis, serviços cartorários e deslocamentos.
Quais as funções de um certificado digital?
No dia a dia do contador, o certificado digital contador pode ser muito útil para aplicações como:
Acesso ao e-CAC
O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) é uma plataforma da Receita Federal que centraliza os serviços fiscais para o contribuinte. Para acessá-la, o usuário precisa usar um certificado digital.
Com o certificado digital contador, o profissional pode acessar o e-CAC até mesmo em nome dos clientes que não possuem certificado digital.
Emissão de NF-e
O certificado digital contador facilita e otimiza a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) para os clientes do profissional. Esse tipo de nota é obrigatória para grande parte das empresas.
Acesso ao Portal SISCOMEX
O Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX) atua no controle das importações e exportações no Brasil. Para acessar o sistema do órgão, o contador deve ter um certificado digital reconhecido pelo ICP-Brasil.
O sistema é composto pelo Banco Central, Receita Federal e Secretaria de Comércio Exterior. Na plataforma, é possível registrar as obrigações referentes à entrada e à saída de produtos do país.
Envio de escriturações contábeis pelo SPED
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) permite que dados contábeis e fiscais sejam enviados à Receita Federal por meio eletrônico. O contador precisa de um certificado digital para assinar e enviar essas informações aos órgãos fiscalizadores pela plataforma.
Assinatura digital de documentos
Por último, por meio do certificado digital contador é possível assinar digitalmente qualquer tipo de documento com validade jurídica. Com isso, o profissional ganha agilidade e produtividade em sua rotina.
Quais as vantagens de um certificado digital?
1. Dinamiza a rotina do contador
Com um certificado digital, o contador pode realizar diversas atividades de maneira online e remota. Isso elimina a necessidade de deslocamentos ao escritório, empresas dos clientes ou aos órgãos públicos para realizar seu trabalho.
Além disso, o contador não precisa mais imprimir uma grande quantidade de papéis e se preocupar com sua preservação e armazenamento. Com isso, o contador também não precisa se preocupar com a logística de entrega dos documentos ou coleta de assinaturas.
Isso porque os documentos virtuais assinados digitalmente têm a mesma validade dos documentos físicos.
2. Otimiza o tempo do contador
Sem a necessidade de deslocamento para diferentes locais ou da organização de documentos físicos, o contador pode focar em tarefas estratégicas. Assim, poderá prestar serviços com mais valor a seus clientes e realizar atendimentos com mais qualidade.
Sem contar que o profissional pode usar esse tempo livre para desenvolver seus conhecimentos técnicos e habilidades interpessoais. Com isso, poderá se desenvolver, se atualizar e aprender novas formas de entregar serviços de qualidade aos seus clientes.
3. Confere validade jurídica aos documentos
Para que um documento assinado de forma manual tenha validade jurídica, é necessário enfrentar um processo burocrático, moroso e custoso. É preciso assinar o documento à mão e ir até o cartório para reconhecer firma.
Contudo, a certificação digital confere validade jurídica a documentos online. Esse é o único formato que dispensa o reconhecimento de firma e outros procedimentos cartorários para conferir validade jurídica aos documentos.
A validade jurídica dos documentos é garantida pois a legislação brasileira exige que essa tecnologia tenha:
- Autenticidade – O destinatário consegue comprovar a origem e a autoria do documento e da assinatura digital;
- Integridade – O documento não pode ser alterado após sua assinatura. Se isso acontecer, os usuários têm ferramentas para detectar eventuais alterações;
- Irretroatividade – O sistema impede a geração de documentos de forma retroativa;
- Não repúdio – O autor do documento não consegue negar que o criou ou que o assinou digitalmente.
4. Oferece mais segurança às informações
O certificado digital é considerado um documento extremamente seguro, e sua tecnologia é extremamente avançada para garantir essa segurança. Na prática, sua criptografia é baseada em uma chave pública, disponibilizada para o público em geral, e uma chave privada, mantida em segredo.
Assim, quando um arquivo ou dado é enviado pela internet, a chave pública criptografa os dados, tornando-os ilegíveis para terceiros. Somente quem possui a chave privada consegue decriptar a mensagem e ter acesso ao conteúdo do documento.
Com esse sistema, apenas o remetente e o destinatário envolvidos na transação podem ter acesso às informações. Assim, caso a mensagem seja interceptada por um criminoso virtual, ele só conseguirá ver uma mensagem criptografada.
Na prática, por meio do certificado digital, o contador pode enviar e receber arquivos sigilosos de seus clientes, escritório, parceiros, órgãos públicos, etc. Tudo isso sem a preocupação de vazamentos ou alterações no conteúdo por pessoas mal intencionadas.
Ter um certificado digital contador também é uma forma de aumentar a confiança dos clientes em contratar seus serviços. Isso porque eles saberão que suas informações estarão protegidas com a melhor tecnologia.
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5. Promove a redução de despesas
Um certificado digital contador gera muita economia para o profissional e para o escritório. Exemplos disso são menos gastos com:
- Papéis, impressões, tinta de impressora, grampos, etc.;
- Deslocamento;
- Logística;
- Espaço físico para o armazenamento de documentos;
- Gastos cartorários.
Como obter o certificado digital para contadores?
Para adquirir um certificado digital contador, o profissional deve seguir este processo:
- Escolher uma das Autoridades Certificadoras (ACs) regulamentadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Confira a lista;
- Acesse o site da AC escolhida;
- Solicite a emissão de seu certificado digital de pessoa física ou jurídica;
- Escolha o tipo de certificado – A1 ou A3;
- Verifique as informações sobre os custos do certificado, formas de pagamento e equipamentos necessários para a emissão no próprio site da AC;
- Separe os documentos necessários: Documento de identificação com foto (RG, CNH ou RNI), Registro profissional CRC, CPF e título de eleitor. Esse documento é opcional;
- Agende o dia e horário para a validação com a Autoridade de Registro (AR). Ela pode ser feita de duas maneiras:
Validação presencial
Para emitir seu certificado, é preciso comparecer pessoalmente à AR escolhida para fazer a validação dos dados preenchidos no momento da solicitação. Você deve levar os documentos obrigatórios. Lá, passará pelo processo de cadastro biométrico, com coleta de foto e digitais.
Validação por videoconferência
Se o CPF do titular do certificado já estiver cadastrado na AC, também é possível fazer a validação remota. Para isso, basta solicitar o agendamento de uma videoconferência e enviar os documentos pessoais. A AR irá validar os documentos e agendar a videoconferência.
- Depois que todos os documentos forem verificados e sua identidade for confirmada pela AR, seu certificado será emitido.
Se o certificado for A1, a AC informará quais são os procedimentos para baixar o documento. Se for A3, o token ou cartão com o certificado será entregue na própria AR.
Como a Whom pode lhe ajudar?
Para os escritórios de contabilidade que têm diversos profissionais, o certificado digital contador é uma ferramenta para aumentar a produtividade e agregar valor ao trabalho. Porém, é comum que os escritórios adquiram apenas um documento e o compartilhem entre todos os profissionais que precisam acessar os sistemas.
Essa é uma prática muito perigosa, já que o documento permite o acesso a diversos sistemas e informações confidenciais, além da tomada de ações com validade jurídica. De acordo com a legislação, o titular do documento é responsável por todas as ações tomadas por meio dele.
Para trazer mais segurança à prática do compartilhamento de certificados digitais, a Doc9 desenvolveu o Whom. Este é um gerenciador de certificados digitais em nuvem com autenticação por token.
Por meio dessa solução, o titular de um certificado pode gerenciar níveis de permissões para que outras pessoas acessem sistemas e façam assinaturas eletrônicas em seu nome. Além disso, pode controlar as atividades das equipes que usam o documento.
Esse gerenciador também permite que o titular:
- Conceda acessos de forma simples e segura;
- Bloqueie o acesso a dados sensíveis;
- Tenha validade jurídica em suas operações;
- Esteja em conformidade com as leis de proteção de dados;
- Use diversas formas de bloqueio, como horário, IP, sistema ou páginas específicas;
- Acesse o histórico das atividades realizadas para garantir que nada seja perdido;
- Receba notificações de tentativas de utilização indevida do certificado.
Conclusão
O certificado digital contador é uma ferramenta que torna a rotina dos profissionais de contabilidade mais dinâmica e produtiva. Por meio dessa ferramenta, é possível acessar os sistemas de órgãos públicos e entregar as obrigações fiscais de seus clientes de forma simples e sem burocracia.
Além disso, por meio de ferramentas como o Whom, é possível usar o documento e desfrutar de todas as suas vantagens com toda a segurança.
