O contrato digital é uma das facilidades que a transformação digital trouxe à rotina de empresas e pessoas físicas. Descubra como usá-lo com segurança.
Rapidez, produtividade e desburocratização de processos internos são metas de gestores de todas as áreas do mercado. Hoje existem diversas ferramentas tecnológicas que os ajudam a atingir esses objetivos, e os contratos digitais estão entre as principais.
Antigamente, era necessário ter um documento impresso e fazer com que as partes envolvidas o assinassem de próprio punho. Quando todas as partes trabalhavam no mesmo escritório, esse era um processo simples. Mas, quando as partes estavam em cidades ou estados diferentes, esse trâmite poderia durar meses.
Hoje, porém, basta criar o documento e enviá-lo por um meio eletrônico para ter um contrato digital assinado eletronicamente e com validade jurídica, quando isso é feito com o uso de certificado digital, em poucas horas.
Mas, apesar das facilidades, é preciso manter alguns cuidados para conseguir garantir a segurança desse tipo de transação. Continue essa leitura e descubra os benefícios e dicas para usar contratos digitais de forma segura.
O que é um contrato digital?
Um contrato digital é um acordo feito entre duas ou mais partes e formalizado por meio de um documento eletrônico. Diversos tipos de transação podem ser registradas por meio de contratos digitais de:
- Locação;
- Consumo;
- Confidencialidade;
- Prestação de serviços;
- Constituição de empresa;
- Compra e venda de imóveis;
- Trabalho (contrato de trabalho digital), e outros.
Esse documento funciona de forma muito semelhante ao documento tradicional, e com base no art. 104 do Código Civil (Lei nº 10.406), deve conter os seguintes elementos para ser válido:
- Ser realizado de forma prescrita ou não defesa em lei;
- Ser referente a um objeto possível, lícito, determinado ou determinável;
- Ser realizado por agente capaz, ou seja, aquele que está apto a exercer pessoalmente os atos da vida civil.
O contrato digital também precisa seguir esses três requisitos. Porém, a grande diferença entre ele e um contrato comum é a forma como a assinatura é realizada, o que confere ao documento validade jurídica.
Qual é a validade de contratos digitais atualmente?
Um contrato digital possui validade jurídica quando realizado por meio de assinatura digital, demonstrando que as partes concordam com seus termos. Para isso, é preciso seguir as regras da Medida Provisória nº 2.200-2, já que ela garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
Ela determina que há dois tipos de assinatura eletrônica válida: a assinatura digital, feita por meio de um certificado digital, e a assinatura eletrônica, que é qualquer identificação eletrônica confirmada por um conjunto de evidências e dados digitais.
Saiba mais sobre a validade jurídica da assinatura digital.
Afinal, como verificar se um contrato digital é válido?
A legislação não determina que haja grandes formalidades no ajuste de vontade das partes; Ou seja, se o contrato digital cumpre as regras que listamos acima, ele é válido, de acordo com a lei.
Porém, é necessário usar a assinatura digital em contratos eletrônicos para que o documento possa ser verificado por meio da certificação digital. Confira como é possível verificar se a assinatura digital é válida:
Por link
As assinaturas digitais têm identificadores únicos que não podem ser falsificados. Essas informações podem estar incluídas no documento assinado digitalmente ou outros documentos podem ser enviados para comprovar a veracidade da assinatura.
Para essa análise, você pode usar o verificador de conformidade do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), do Governo Federal.
Pelas chaves criptográficas
Os certificados digitais possuem numerações individuais, o que possibilita a verificação do certificado por meio das chaves criptográficas públicas e privadas. Para isso, o usuário deve conferir se o número SHA256 presente no documento assinado é o mesmo da assinatura da pessoa.
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Benefícios de usar contrato digital atualmente
Documentos organizados
É comum que as empresas tenham que lidar com um grande volume de documentos. Algumas atividades econômicas ainda exigem que eles sejam atualizados constantemente, como é o caso do Direito.
Para seu armazenamento, é preciso ter um grande espaço físico disponível. Contudo, os profissionais ainda podem ter dificuldades para localizar e filtrar as informações contidas nos arquivos.
Com o contrato digital, porém, é possível ter muito mais organização, já que os documentos ficam armazenados na nuvem. Isso ajuda o profissional a encontrar os arquivos de forma mais fácil, categorizá-los e usá-los sempre que necessário.
Redução de custos
Ao usar contratos digitais, é possível reduzir gastos com equipamentos e materiais para a impressão de documentos. Com a digitalização dos documentos, a necessidade de enviar documentos presencialmente e os custos de deslocamento para esse fim também são reduzidos.
Mais segurança
A assinatura de contratos digitais é um recurso seguro para comprovar a autenticidade de documentos. Para garantir essa segurança, é preciso usar uma plataforma de assinatura eletrônica renomada e segura, que utilize o padrão de criptografia SHA256, um dos mais confiáveis, por exemplo.
Isso porque, depois da assinatura, a plataforma gera um protocolo com QR Code e hash única para garantir a integridade dos arquivos e das assinaturas armazenadas. Também é possível armazenar os documentos em nuvem de forma segura por meio dessas plataformas.
Processos mais ágeis
É mais simples e rápido elaborar, assinar e armazenar contratos digitais. Por exemplo, o contrato digital de trabalho torna ajuda a formalizar a relação de trabalho com rapidez após as entrevistas, o que reduz os riscos de perder os talentos para a concorrência.
Além disso, é possível consultar o contrato para encontrar informações por meio do smartphone ou notebook, já que o documento está na nuvem. Isso tudo ajuda o profissional a gastar menos tempo em burocracia, e focar nas atividades realmente estratégicas do negócio.
Como criar um contrato digital?
Criar um contrato digital é simples. Para isso, basta seguir este passo a passo:
1 – Selecione uma plataforma de assinatura
O primeiro passo é fundamental: escolher uma plataforma centralizada para gerir e executar assinaturas eletrônicas. Essas plataformas atestam a validade da assinatura digital nos contratos. No momento da escolha, é preciso analisar os seguintes pontos:
- Se você terá acesso à função de assinatura eletrônica imediatamente após a contratação;
- Se a ferramenta possui versão mobile para ter mais agilidade no processo de assinatura e validação dos documentos;
- Se ela utiliza o padrão de criptografia SHA256 ou superior para garantir segurança para as assinaturas eletrônicas ou digitais;
- Se o processo de assinatura é simples, rápido e prático;
- Se a plataforma está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para ajudar a empresa a cumprir as normas de proteção de dados sensíveis.
2 – Identifique as partes envolvidas
Após escolher a plataforma de gestão de assinatura, você deve elaborar o documento identificando as partes para evitar confusões em eventuais conflitos judiciais. Para isso, você precisará:
- Identificar quem é o contratante, o contratado e as partes interessadas e relacionadas, como fiador, cônjuge, etc.;
- Informar os dados pessoais das partes – Nome completo, CPF ou CNPJ, RG, endereço completo, estado civil, profissão, e-mail e telefone;
- Informar os dados das testemunhas – Nome completo e CPF.
3 – Informe os detalhes do acordo no documento
Quanto mais detalhes informados no contrato, melhor o documento consegue proteger as partes e evitar mal-entendidos e ambiguidades. As principais informações a serem inseridas são:
- Objeto do contrato;
- Valores envolvidos;
- Condições de pagamento – Forma, prazo, parcelas, se for o caso, e outras;
- Direitos e obrigações das partes;
- Cláusula de arbitragem.
Cuidados ao criar contrato digital
Um contrato digital possui a mesma validade jurídica de um contrato tradicional. Mas, para isso, é preciso cumprir algumas regras e fazer a assinatura do documento por meio de um certificado digital. Confira boas práticas para criar seu contrato digital:
1 -Detalhe qual o objeto ou objetivo do documento
O contrato digital deve especificar em detalhes qual é o projeto ou serviço de que ele trata. Deixar essa informação registrada é uma garantia de que nenhuma das partes irá ultrapassar esse limite. Além disso, esse item resguarda os envolvidos de possíveis mudanças no escopo.
2 – Defina o tempo de contrato
Definir o prazo de validade do contrato é fundamental para proteger as partes em um contrato. O Código Civil determina, por exemplo, que um contrato de prestação de serviços tenha o prazo máximo de quatro anos.
Por isso, esse detalhe deve ser informado no contrato, bem como as possibilidades de renovação com concordância das partes. Mas, é fundamental fixar uma data de renovação dos termos, para que nenhuma das partes seja prejudicada durante a transação.
3 – Inclusão de cláusulas de rescisão e ajustes
Incluir cláusulas de cancelamento é fundamental para hipóteses de rescisão contratual, sanções para o caso de o contrato ser encerrado antes do prazo acordado, penalidades e outras questões.
A melhor forma de evitar dores de cabeça é deixar as consequências de uma rescisão de forma clara no próprio contrato digital.
Por último, é importante incluir cláusulas de ajustes de valores dentro de certo período, especialmente se for um contrato de longa duração. Para os ajustes, é possível usar índices de guia, como o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo (IPCA). Porém, é importante informá-los no contrato.
4 – Assine com certificado digital
Assinar seu contrato digital com o certificado digital é o que vai conferir validade jurídica ao seu documento. Além disso, assinar o contrato dessa maneira o ajudará a eliminar taxas cartoriais e despesas acessórias, como deslocamento.
Quais são os tipos de contrato existentes?
Conhecer os tipos de contrato existentes é importante para que as partes saibam qual é a melhor maneira de estabelecer suas relações, sejam na prestação de serviços, sociedades, consumo, etc. Confira os principais tipos de acordos:
- Contrato social – É usado para formalizar o vínculo entre sócios de uma empresa, e deve conter as normas de operação e organização de uma sociedade, como o capital social;
- Contrato de compra e venda – É usado para formalizar a transação entre o vendedor e o comprador de um bem. Esse tipo de contrato é oneroso e consensual;
- Contrato administrativo – É o acordo firmado por uma empresa com o Poder Público, regidos pelo regime jurídico administrativo;
- Contrato de consumo – É regido pelo Código de Defesa do Consumidor, e normalmente, é estabelecido entre o fornecedor de produtos ou serviços e o consumidor final;
- Contrato de sociedade ou acordo de cotistas – É usado para regular a relação entre os sócios e contém obrigações além das que constam no contrato social;
- Contrato mercantil – É um tipo de contrato de Direito Civil usado para viabilizar as relações empresariais. Por exemplo: acordos de investidores, comissões e franchising;
- Contrato de prestação de serviços – É usado para formalizar o acordo entre um contratante e uma contratada e contém as regras a respeito do serviço, como pagamento, prazo e outros aspectos;
- Contrato eletrônico – É elaborado de forma digital ou envolve oferta de bens ou serviços no meio digital, como é o caso do e-commerce;
- Contrato de trabalho – É usado para regulamentar a contratação de mão de obra por uma empresa. Tem como objetivo estabelecer as regras da relação entre empregador e empregado, com base no artigo 442 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
É possível criar um contrato digital gratuitamente?
Qualquer contrato pode ser criado de maneira online por meio de editores de texto. Confira algumas opções para criar seu contrato gratuitamente:
- Por meio do Microsoft Word – Esse é o programa mais utilizado para a criação de documentos. Para criar seu contrato por meio dele, basta preencher as informações, salvar o documento no formato de PDF e carregá-lo na plataforma de assinatura digital;
- Por meio do Google Docs – Esse programa está disponível online para qualquer pessoa que possua uma conta Google. Também é possível armazenar seus contratos no Google Drive. Para assiná-lo, basta salvar o documento no formato de PDF e carregá-lo na plataforma de assinatura digital.
Também existem outros sistemas disponíveis online que fazem a gestão de tarefas e têm a função de criação e armazenamento de documentos e contratos. Para a assinatura, porém, é sempre necessário carregar o arquivo em PDF na plataforma de assinatura.
Clonagem de certificados digitais: saiba como prevenir.
Conclusão
Um contrato digital é um documento criado para registrar os termos de um acordo e lhe conferir validade jurídica. Para ser válido, esse documento precisa ter assinatura digital por meio de um certificado devidamente registrado.
A intenção desse tipo de solução tecnológica é reduzir o tempo e a burocracia que envolvem a assinatura de contratos. Isso porque o processo para obter todas as assinaturas necessárias de forma manual pode levar meses, com uma logística complexa para o deslocamento do documento, riscos de perdas e extravios e outras.
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