Ficar atento ao prazo de validade e renovar o certificado digital é fundamental para continuar usufruindo de todos os benefícios dessa ferramenta.
Os certificados digitais são documentos que servem para comprovar a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Essa ferramenta possui um prazo de validade, e deve ser renovada em até 30 dias antes da data de expiração.
Mas, muitas Pessoas Físicas e Jurídicas que possuem certificado digital ainda têm dúvidas sobre como funciona o processo de renovação. Isso porque as empresas que fazem emissão podem ter diferentes procedimentos.
Porém, é muito importante ficar atento ao prazo e ao processo de renovação de certificado digital para evitar prejuízos. Neste artigo, vamos te explicar como funciona o processo de renovação de certificado digital. Continue essa leitura e tire todas as suas dúvidas!
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O que é a renovação de certificado digital e por que é necessária?
Independente do formato, todo certificado digital possui uma data de expiração, que é quando o documento deixa de ter validade jurídica. Ou seja, após o vencimento, não é mais possível assinar documentos, emitir notas fiscais ou acessar sistemas por meio do certificado.
O prazo de validade do documento existe para garantir que os dados do titular sejam confirmados e sempre atualizados. Isso porque a ferramenta busca garantir a autenticidade, integridade, segurança e confidencialidade em dados.
Assim, renovar seu certificado digital é fundamental para continuar acessando todas as funcionalidades relacionadas a ele. Confira alguns motivos pelos quais você deve se atentar à validade do documento:
- O prazo de validade do documento é uma forma de garantir que as informações da pessoa física ou jurídica se mantenham corretas e atualizadas;
- Garantia de segurança nas transações online;
- Acesso a sistemas fundamentais para o bom funcionamento de seu negócio.
O documento pode ser renovado sempre que estiver próximo à data de expiração, sem limitações para o número de renovações.
Qual é a validade do certificado digital e como saber quando ele expira?
Todo certificado digital tem um prazo de validade, e quando ele expira, o usuário perde o acesso a todas as funcionalidades do documento. Assim, para evitar prejuízos e problemas, é fundamental ficar atento aos prazos e fazer a renovação com antecedência.
Para identificar quando seu documento expira, é necessário:
- Conectar ou abrir o certificado digital em um computador;
- Abrir o navegador Google Chrome;
- Clicar no ícone que tem a forma de um símbolo de reticências, mas na vertical (localizado à extrema direita da barra de endereços);
- Clicar em configurações;
- Selecionar a opção “mostrar configurações avançadas”;
- Clicar no botão “gerenciar certificados”.
O navegador exibirá uma caixa de diálogo com todas as informações de seu certificado, incluindo: Nome do titular, CPF, Autoridade Certificadora e validade do documento.
Como evitar que o certificado digital expire?
Confira algumas medidas que você pode adotar para evitar que seu certificado digital expire:
- Fique atento às comunicações que a Autoridade Certificadora (AC) que você escolheu envia por e-mail. Normalmente, essas empresas enviam comunicações com alertas de que o seu documento está próximo do vencimento;
- Registre a data de expiração de seu certificado digital em uma agenda, dê preferência a uma opção que salve seus compromissos em nuvem;
- Programe um alerta para, pelo menos, 45 dias antes do vencimento, para lembrar de fazer a renovação.
Quanto tempo antes da expiração do certificado digital devo renová-lo?
A recomendação é que o titular comece o processo de renovação com, pelo menos, 30 dias de antecedência do dia do vencimento. Assim, haverá tempo de resolver pendências com a documentação ou outras questões, se necessário, sem perder o acesso à ferramenta.
Quais são os documentos necessários para renovar o certificado digital?
Para renovar o certificado digital, a Pessoa Física ou Jurídica deverá apresentar alguns documentos, como:
- Pessoa física – Documento de identificação, como RG, CNH ou DNI, e CPF. Fique atento: caso o certificado digital seja usado para conectividade social, que é o canal de relacionamento entre os empregadores e Caixa Econômica Federal, também será necessário anexar o comprovante de inscrição do PIS, CEI ou CAEPF;
- Pessoa Jurídica – Cartão CNPJ, documentos de constituição da empresa, com chancela digital ou possibilidade de validação da autenticidade digital, com a apresentação de: contrato social ou última alteração consolidada, certidão simplificada e Ata ou Estatuto, além do documento de identificação do representante da empresa (RG, CNH ou DNI).
Como escolher uma autoridade certificadora para renovar o certificado digital?
A possibilidade de alterar a Autoridade Certificadora (AC) é uma das grandes vantagens da renovação do certificado. Isso porque qualquer AC pode realizar a renovação do documento, e não apenas a emissora.
Porém, é preciso ter em mente que nem todas oferecem a opção de renovação totalmente online. Além disso, é necessário tomar alguns cuidados antes de escolher a nova AC, caso você não queira permanecer com a que fez a primeira emissão do documento.
Para escolher a melhor AC para renovar seu certificado, é preciso que você entenda como funciona a cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão desse tipo de documento de forma segura.
No Brasil, o modelo de certificação é o de raiz única, ou seja, há uma primeira autoridade na cadeia, que é chamada Autoridade Certificadora-Raiz. Esta instituição é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
O órgão é responsável por executar as Políticas de Certificados e as normas técnicas e operacionais aprovadas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil. Além disso, é quem credencia e descredencia os demais participantes da cadeia, além de supervisionar e auditar processos.
Abaixo do ITI está a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Além desses dois órgãos, fazem parte da cadeia:
- Autoridades Certificadoras (ACs);
- Autoridades de Registro (ARs);
- Autoridades Certificadoras do Tempo (ACTs);
- Prestadores de Serviço Biométrico (PSBios);
- Prestadores de Serviço de Suporte (PSS)
- Autoridade gestora de políticas, ou seja, o Comitê Gestor da ICP-Brasil.
É importante conhecer essa estrutura para garantir que a AC que fará a renovação do seu documento seja idônea e realize todo o processo de forma a proteger seus dados. Mas, como ter essa garantia?
As Leis brasileiras não proíbem que empresas que não são vinculadas à ICP-Brasil emitam certificados e determinem suas próprias diretrizes. Porém, para garantir que seu Certificado Digital seja emitido de forma segura e confiável, é importante dar prioridade às ACs autorizadas e normatizadas pelo ITI, e devidamente cadastradas junto à ICP-Brasil.
Também é importante procurar uma AC que ofereça todo o suporte relacionado a:
- Instalação;
- Uso do documento;
- Renovação e revogação do documento;
- Possibilidades de teste do certificado;
- Atendimento ágil e eficiente;
- Pré e pós-venda do Certificado.
Qual é o prazo para renovar o certificado digital após a expiração?
Quando um Certificado Digital atinge a data de vencimento, ele é automaticamente cancelado. Dessa forma, após a expiração, o certificado digital perde sua funcionalidade, e não é mais possível acessá-lo.
Por isso, é fundamental que o titular do documento fique atento ao prazo de expiração. Normalmente, os certificados digitais dos modelos A1 e A3 possuem de 1 a 3 anos de validade.
Contrato digital: como criar, verificar e assinar?
Deixar o documento atingir a data de vencimento pode trazer problemas como:
- Impossibilidade de emitir nota fiscal eletrônica, gerando atraso nas entregas de produtos e/ou serviços aos clientes e compromete a logística da empresa;
- Impossibilidade de realizar transações bancárias pela internet;
- Perda da validade jurídica de documentos;
- Perda de acesso a sistemas como o site da Receita Federal.
É possível trocar o tipo de certificado na renovação?
Não é possível trocar o modelo do certificado digital do A1 para o A3, por exemplo. Também não é possível transformar um certificado e-CNPJ em e-CPF, já que o documento serve para identificar a pessoa física ou jurídica e é intransferível.
O titular do documento só consegue alterar o tipo de mídia no qual o certificado A3 está armazenado. Assim, se seu documento é armazenado em um cartão, que demanda leitora, e você quiser, pode alterar o armazenamento para um pendrive. Isso porque somente o local de armazenamento será alterado. O tipo e a titularidade continuarão os mesmos.
É possível alterar os dados pessoais na renovação?
O certificado digital armazena dados pessoais do usuário ou da empresa. Caso informações como telefone de contato, e-mail e senha de revogação sejam alteradas, é possível solicitar a mudança no momento da renovação.
Mas, se você precisar alterar outros dados, consulte a AC para saber qual é o procedimento necessário. Em alguns casos, o usuário tem que comparecer presencialmente ou realizar uma videoconferência para a comprovação de documentos junto à AR.
Senhas PIN e PUK não podem ser alteradas no processo de renovação.
O que fazer se ocorrer algum problema na renovação do certificado digital?
Caso o usuário tenha problemas para renovar o certificado digital, deverá entrar em contato com a Autoridade Certificadora que fez a emissão do documento. A empresa poderá informar se há documentos pendentes ou outros motivos para a não renovação.
Lembre-se que certificados digitais revogados não podem ser renovados. Assim, caso você perca o documento e solicite a revogação quando perceber o fato, deverá realizar todo o processo de emissão novamente.
Quais são as diferenças entre a renovação e a aquisição de um novo certificado digital?
Se você já possuir um certificado digital com o cadastro de dados biométricos, software ou mídia física, é possível fazer a renovação do documento de forma totalmente online junto à AC de sua preferência.
Ou seja, o processo de renovação do certificado é mais simples do que a emissão de um novo documento. O usuário não precisa comparecer novamente à AR para coletar a biometria e comprovar os documentos, por exemplo.
Passo a passo: como renovar seu certificado digital
A renovação do Certificado Digital pode ser realizada de forma totalmente online tanto por empresas quanto por pessoas Físicas. O processo é feito por meio do site da Autoridade Certificadora que emitiu o documento ou de qualquer outra credenciada.
A maior parte das ACs segue um padrão para a renovação do certificado digital de maneira simples, rápida e segura. O processo costuma seguir essas etapas:
1º passo: acessar o site da AC por meio de login e senha
Se você decidir renovar seu certificado na mesma AC que fez a primeira emissão, basta usar seus dados de login e senha para acessar o sistema e solicitar a renovação do documento, bem como atualizações e testes de Certificados Digitais.
Caso você decida mudar e ainda não tenha cadastro no site da AC escolhida, pode realizá-lo no momento de solicitar a renovação do Certificado Digital. Normalmente, o acesso pode ser realizado em poucos minutos e é gratuito.
2º passo: acesse a área de atualização
Ao acessar o sistema da AC, busque pela área de atualização ou de renovação do documento digital.
3º passo: escolha o tipo de certificado digital
Normalmente, o certificado digital possui um dos seguintes modelos:
- Certificado e-CNPJ, que tem renovação on-line;
- Certificado e-CPF, que exige a instalação de um software para a renovação;
- Certificado NF-e, que tem renovação on-line.
4º passo: escolha a versão do certificado que deseja renovar
Identifique qual é o formato de seu certificado digital. As opções são as seguintes:
- Certificado digital A3 armazenado em Token (dispositivo com USB);
- Certificado digital A3 armazenado em cartão inteligente com leitora;
- Certificado digital A1.
Para efetivar a renovação, informe qual é o formato do documento que você já possui. Lembre-se que não é possível alterar o formato no momento da renovação. Caso queira fazer isso, você deverá solicitar a emissão de um novo certificado.
5º passo: escolha a forma de pagamento
A renovação do Certificado Digital é realizada por meio de um processo pago. Assim, para que seja concluído, você precisará indicar a forma de pagamento que melhor lhe atende, dentro das opções oferecidas pela AC.
O valor da renovação varia conforme a AC escolhida. Atualmente, os valores cobrados costumam variar entre R$ 150 e R$ 300, conforme o formato do documento eletrônico.
Após a aprovação do pagamento, o documento pode ser renovado em até 45 dias. Normalmente, ele fica pronto antes desse prazo. Porém, o ideal é realizar a renovação do documento entre 30 e 60 dias antes da data de expiração do certificado digital.
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Conclusão
A renovação de certificado digital é um processo necessário para que os dados registrados no documento estejam sempre atualizados e o titular continue tendo validade jurídica em suas transações, além de acesso aos sistemas necessários.
O processo pode ser realizado na AC que fez a primeira emissão do documento ou em qualquer outra devidamente cadastrada junto à ICP-Brasil. Além disso, a renovação de certificado digital pode ser feita de maneira totalmente online.
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